10 Tipps für die Wahl einer Unternehmenssoftware | Wenn Sie Angebote verschiedener Hersteller von Betriebssoftware vergleichen, können folgende Punkte für Sie hilfreich sein: |
1. Wählen Sie ein System, das zu Ihnen passt
Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick darüber, welche Funktionalitäten wirklich in den einzelnen Lösungen enthalten sind. Viele Hersteller bieten unterschiedliche Versionen und Varianten ihrer Betriebssoftware an. Grund dafür ist oft, dass Sie nur das bezahlen sollen, was Sie auch wirklich brauchen und benutzen. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung, die Sie auswählen tatsächlich alle Funktionalitäten enthält, die Sie benötigen.
Sie sollten die Anbieter auch um eine Kostenübersicht im Hinblick auf eine eventuelle Erweiterung der Betriebssoftware bitten. Es gibt häufig viele verschiedene Zusatzmodule mit entsprechend unterschiedlichen Funktionen und Preisen. Es kann sinnvoll sein, sich eine komplette Preisübersicht hierzu zu beschaffen, ehe Sie ein konkretes System auswählen. Was kosten z. B. Module für Kundenmanagement und E-Commerce? Über kurz oder lang brauchen Sie vielleicht auch zusätzliche Benutzerlizenzen. Was kostet es, diese einzurichten?
2. Wie viel wollen Sie selbst machen?
Einige Unternehmen vergeben ihre Buchhaltung oder Teile davon an einen externen Buchhalter. Dabei sollte man sich gut überlegen, was man extern vergibt. Eine stets aktualisierte, moderne Betriebssoftware ist Ihre wichtigste Quelle für Informationen zu Vertrieb, Liquidität und nicht zuletzt Kundeninformationen. Viele Unternehmen machen daher ihre Buchhaltung selbst, aber überlassen die Abrechnung von Mehrwertsteuer und Arbeitgeberanteilen dem Buchhalter.
3. Ermitteln Sie den wirklichen Preis für die Betriebssoftware
Stellen Sie sicher, dass Sie die tatsächlichen Gesamtkosten für Einkauf, Installation und Betrieb des Systems (Total Cost Of Ownership, TCO) kennen. Achten Sie besonders auf alle Arten von versteckten Kosten, die mit einer Betriebssoftware verbunden sein können. Das können etwa zusätzliche Ausgaben für Schulungen oder die Integration anderer Systeme sein. Auch eine eventuell reduzierte Effizienz in der Einführungsphase oder durch geänderte Standardabläufe kann Kosten verursachen. Wenn eine TCO-Analyse Sinn machen soll, sollten Sie auch den finanziellen Aufwand für die Folgejahre prüfen.
4. Anforderungen an Hardware und Sicherheit
Klären Sie, welche Infrastruktur Sie zur Nutzung des Systems benötigen. Einige Lösungen erfordern z. B. einen eigenen Webserver, um die E-Commerce-Lösung nutzen zu können. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Datenbank im Preis inbegriffen ist. Wenn Sie für eine SQL-Datenbank gesondert zahlen müssen, kann der Gesamtpreis höher ausfallen, als Sie zunächst dachten.
Ein anderer wichtiger Punkt beim Auswählen einer Betriebssoftware ist die Sicherheit. Falls Sie einen eigenen Server betreiben, müssen Sie Ihre Daten ausreichend sichern. Eine praktische Lösung muss Ihre Daten laufend sichern und gegen außerordentliche Ereignisse wie z. B. Diebstahl oder Brand schützen.
5. Support- und Wartungsvertrag
Ein guter Support- und Wartungsvertrag sollte natürlich Ihren Bedarf an Support durch den Hersteller decken. Genauso wichtig ist es aber, dass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Betriebssoftware stets an neue Gesetze und Vorschriften angepasst wird. Es kann Ihnen passieren, dass Wartung und Support auf zwei getrennte Rechnungen mit unterschiedlichem Inhalt aufgeteilt werden. Müssen Sie für Updates mit neuen Funktionalitäten bezahlen? Müssen Sie für neue Benutzerhandbücher bezahlen? Beinhaltet der Supportvertrag uneingeschränkten Zugang zu Telefonsupport oder wird dies gesondert berechnet? Alle diese Punkte wirken sich auf die Gesamtkosten für den Betrieb und die Wartung Ihrer Betriebssoftware Systems aus.
6. Unnötige Einschränkungen?
Prüfen Sie genau, welche Einschränkungen das System hat. Es kann Sie unnötig teuer zu stehen kommen, wenn Ihr Anbieter Einschränkungen bezüglich der Anzahl an Belegen oder Transaktionen oder im Hinblick auf den verfügbaren Speicherplatz in der Datenbank hat.
7. Brauchen Sie Hilfe?
Falls Sie Ihre Betriebssoftware vom Händler installieren lassen möchten, ist es wichtig zu prüfen, was bei der Installation inklusive ist. Wenn Sie zum Einrichten des Systems die Unterstützung eines Beraters benötigen und die Datenbank sowie Berichte konfiguriert werden müssen, kann dies zu einer überraschend hohen Rechnung führen. Bedenken Sie, dass maßgeschneiderte Lösungen zwar meist sehr gut spezielle Bedürfnisse abdecken, es dafür aber schwierig und teuer sein kann, sie zu pflegen und zu aktualisieren/upzudaten.
8. Integrierte Online-Lösungen
Falls Sie eine Betriebssoftware wünschen, die Sie auch über das Internet nutzen können, sollten Sie mögliche Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen mit in Betracht ziehen. Ein Online-System bietet einen ortsunabhängigen Datenzugriff. Sie können auch Zeit und Ressourcen für den IT-Betrieb sparen. Mit einer lokalen Installation sind Sie unabhängig von einer Internetverbindung und flexibler, was die Integration mit anderen Hard- und Softwarelösungen angeht.
Die Welt wird immer vernetzter. Dementsprechend erwarten Ihre Kunden und Lieferanten zunehmend, dass Sie verschiedene Formen des elektronischen Informationsaustauschs unterstützen. Sie sollten daher einen Anbieter auswählen, der Ihnen diese Lösungen zur Verfügung stellen kann, wenn Sie sie brauchen.
9. Bewahren Sie Ihre Buchhaltungsdaten auf
Wenn Sie alte Daten konvertieren möchten, lassen Sie sich erläutern, wie viel der Anbieter für die Konvertierung von Daten aus Ihrer bestehenden Betriebssoftware berechnet.
10. Kurse und Schulungen
Bevor Sie ein System auswählen, verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Kurse und Schulungen in Verbindung mit der Implementierung der Betriebssoftware erforderlich sind. Sie sollten auch in Erfahrung bringen, was Ihr Systemlieferant in dieser Hinsicht anbietet. Denn erst wenn das System von Anwendern benutzt wird, die dessen Möglichkeiten kennen und verstehen, zahlt sich Ihre Investition wirklich aus. | |
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