Mobil arbejdsdag med Active BusinessMail | – I dagens Danmark tror folk, at så snart man modtager en e-mail, så skal man svare indenfor tre sekunder. Dette er nærmest en umulighed som håndværker på farten, men Active BusinessMail har klædt os godt på til udfordringerne i dagens samfund, siger Henrik Brandt, medejer i Kontakt ApS. |
Klik her for at læse .pdf-versionen
|
PROFIL
Virksomhed:
Kontakt ApS
Hjemmeside:
www.kontakt-aps.dk
Branche:
Har specialiseret sig indenfor nybygning og renovering af el og ventilationssystemer
Marked:
Storkøbenhavn
Antal ansatte:
16 ansatte og 11 servicebiler
Antal brugere:
10 brugere
Løsning:
- Mamut Regnskab
- Active BusinessMail
- Active Domain
- Active Web
- Active SharePoint
Derfor valgte virksomheden Mamut:
- Havde brug for et system, der altid giver os adgang til en opdateret kalender på mobilen
- Active BusinessMail er kompatibel med vores økonomisystem fra Mamut
Resultat:
- Givet os frihed
- Gjort medarbejderne mere effektive
- Fået adgang til alle relevante opplysninger, også når vi ikke er på kontoret
Virksomhedens råd til andre:
- De mobile enheder er lette at håndtere og super effektive | Kontakt ApS er et dansk anpartsselskab, som leverer fremtidssikrede el-installationer. Installationerne tager udgangspunkt i nutidens krav og standarder, samtidig med at de sigter mod anvendelse mange år frem. Virksomheden holder til i Hvidovre og Vallensbæk, hvorfra den servicerer en bred vifte af kunder i Storkøbenhavn og omegn.
Fra kaos til overblik
– Før vi fik de mobile enheder sejlede det hele rundt. Vi forsøgte at komme indenom kontoret og læse lidt på den næste opgave imellem kunderne. Utrolig stressende og ikke mindst ineffektivt, påpeger han.
Let at arbejde mobilt
Med Active BusinessMail er det let at arbejde mobilt. Du kan udveksle meddelelser og samarbejde hvor som helst med dine medarbejdere, uden at skulle sidde ved skrivebordet, på kontoret eller ved en pc. – Efter vi har fået Active BusinessMail, er vi blevet meget mere effektive. Elektrikerne kan tjekke e-mail, aftaler og kundeoplysninger på vej fra en kunde til den næste, så vi slipper for at ringe og informere om eventuelle ændringer i dagens program, siger han og tilføjer:
– Man kan vel nærmest sige, at vi har fået en løsning, der giver os en ”online” arbejdsplads; Mapper til kontrakter, tilbud, prislister, brochurer, markedsmateriale eller projekter er nu alt sammen let tilgængelig for vores medarbejdere, uanset hvor de befinder sig.
Sparer stillinger på at arbejde online
– Active BusinessMail har bidraget til mere effektive rutiner, og vi sparer op til flere stillinger ved, at alle medarbejderne kan tjekke arbejdsopgaver, mens de er på vej til eller fra kunder. Kundetilfredsheden er steget betydeligt grundet kortere svartider med de mobile enheder. Systemet må også siges at have forenklet samarbejde og projektstyring, både internt i virksomheden og med eksterne partnere, siger han tilfreds.
Udover at effektivisere arbejdsdagen, sparer Kontakt ApS også penge på at udføre store dele af regnskabet selv. – Mamut sparer os for meget tid på regnskabsarbejdet, samtidig med at det giver et godt overblik. Det er let at finde den information, vi har brug for, så vi kan være på forkant med situationer, og jeg har styr på kommende projekter vedrørende timer, omkostninger osv.
 Mamut tilbyder en meget stabil løsning. Vi har aldrig haft problemer med at koble os til systemet, hvilket er en kæmpe fordel i den daglige arbejdsgang.”
– Henrik Brandt, medejer i Kontakt ApS |
Brugervenligt system
Kontakt ApS fremhæver, at systemets brugervenlighed er afgørende for en effektiv hverdag. – Selvom Mamut er et stort program, er det alligevel selvforklarende indenfor hvert område, man tager i brug. For eksempel ligner platformen i Active BusinessMail Microsoft Outlook - et program, som de fleste ved, hvordan anvendes. Systemet har også mange smarte funktioner, og flere af genvejene er illustreret med billeder, som forenkler arbejdet, pointerer Brandt.
Alt fra en leverandør
Kontakt ApS har også domænenavn og e-mail hos Active 24, som er en del af Mamut. – Det er klart en fordel, at vi kan få de fleste af vores it-løsninger dækket af en leverandør. Vi sparer tid ved at have ét kontaktpunkt at forholde os til, hvis der er noget, vi er i tvivl om.
Højt sikkerhedsniveau og ydeevne
Tjenesten indeholder også avanceret antivirus, spamfilter og backup. – Active 24 tilbyder en meget stabil løsning. Vi har aldrig haft problemer med at koble os til systemet, hvilket er en kæmpe fordel i den daglige arbejdsgang. Spamfilteret og antivirus-delen fungerer også væsentlig bedre end det, vi har været vandt til fra tidligere. I det gamle system modtog vi dagligt omkring 100 spam e-mails, og så var det ellers bare at begynde at slette. Vi slettede og slettede, og før man vidste af det, havde man pludselig slettet noget, der ikke skulle slettes, konstaterer Brandt.
Fortrinlig support
Kontakt ApS lægger ligeledes et godt ord ind for supportafdelingen. – Uanset hvilken løsning, jeg har spørgsmål om, vender supportmedarbejderne hurtigt tilbage med et svar. Det hænder, at jeg har anvendt Active 24’s online brugersupport og søgt efter svar på mit spørgsmål online, men jeg foretrækker at ringe til support, så de hurtigt kan guide mig. I denne sammenhæng er det et stort plus, at man ikke bliver kastet rundt til forskellige konsulenter, men at det er den selvsamme person, der følger op på mine henvendelser, understreger han.
Efter vi har fået Active BusinessMail, er vi blevet meget mere effektive. Elektrikerne kan tjekke e-mail, aftaler og kundeoplysninger på vej fra en kunde til den næste.”
– Henrik Brandt, medejer i Kontakt ApS |
Overkommelig prisstruktur
Implementering og håndtering af Microsoft Exchange kan være dyrt for små og mellemstore virksomheder. Men med Hosted Exchange er denne kommunikationsløsning tilgængelig for helt små virksomheder til en overkommelig pris. – For at mindre virksomheder som os kan konkurrere med de større selskaber, er det vigtigt at have hjælpemidlerne i orden. Men de fleste løsninger, der tilbydes på dagens marked, koster kassen. Med Active BusinessMail har vi fået en omfattende software-løsning til en meget rimelig pris. Den økonomiske prisstruktur var bestemt af afgørende betydning i beslutningsprocessen, og så var det selvfølgelig et plus, at systemet arbejder sammen med vores regnskabsprogram, slutter Henrik Brandt. |
|
