Reklamerådgivning – Online verktøy for bedre styring (video-case)
– For en oppstartsbedrift som oss har Mamut Ones omfattende økonomi- og CRM-funksjoner kombinert med online tjenester gjort at vi kan benytte tiden mest mulig effektivt til å utvikle og øke inntjeningen i virksomheten, sier Knut Westgaard, daglig leder og hovedeier i Completto AS.
FAKTA
Bedrift: Completto AS
Bransje: Reklamerådgivning; trykketjenester samt media- og kommunikasjonsrådgivning
Completto AS er en ung bedrift men med medarbeidere som har lang erfaring fra reklame- og rådgivningsbransjen. Bedriften utfører en rekke ulike tjenester innenfor trykk, målgrupperettet kommunikasjon, distribusjon, reklameartikler og sisteleddsmarkedsføring. – Vi er godt rustet til å få mest ut av kundens penger innenfor alt fra å rette budskapet mot riktig målgruppe til å få gode priser på trykk og medieplassering. Med Mamut One kan vi holde styr på alle kontakter; leverandører og kunder samt prosjekter både på og utenfor kontoret. Det har lettet den store utfordringen det er å drive egen virksomhet, forklarer Westgaard.
I et tøft marked, og i en tøff tid, må alle arbeide hardere og levere varene. Ved hjelp av Mamut One er det mulig.” – Knut Westgaard, daglig leder i Completto AS
”Onlinemuligheter vi ellers ikke hadde hatt råd til”
Knut Westgaard er en erfaren mann innenfor reklamebransjen og har benyttet ulike økonomi- og CRM-systemer tidligere. – Da jeg skulle starte for meg selv visste jeg at det var en stor fordel å kunne ha en løsning som var integrert. Jeg har tidligere arbeidet et sted der vi hadde et økonomisystem og et kundeoppfølgingssystem som ikke snakket sammen. Det var veldig tungvint. Da jeg så Mamut One hvor alt er bygget på samme plattform ble jeg glad. Da vi i tillegg kunne få med profesjonell firma e-post basert på Microsoft Hosted Exchange, i tillegg til en rekke andre online-tjenester, til en pris vi faktisk hadde råd til, ble jeg enda gladere, forteller Westgaard.
Knut Westgaard kom fra et miljø hvor de driftet Microsoft Outlook på Hosted Exchange selv. – For et lite firma som oss er det ikke noe tema å benytte 300 000 kroner på å ha en slik maskinvare selv. For ikke å snakke om personalkostnader til daglig drift. Vi gleder oss over at med Mamut One får vi også muligheten til å dele e-post og kalender via mobilen og Internett, utdyper han.
Mer effektiv hjemme, på jobben og mellom møter
Det var først da Completto tok i bruke Mamut One de oppdaget hvor mange fordeler det er å kunne kombinere et økonomisystem med online tjenester. I tillegg til mobil e-post, drar de nytte av å bruke de nettbaserte tjenestene innenfor regnskapsanalyse, årsplanlegging og kundeoppfølging.
– Jeg som daglig leder og hovedeier bruker den nettbaserte forretningsplanen med årsplanleggerfunksjonene til å få struktur på firmaet. Jeg kan ta frem budsjettet når jeg måtte ønske å gjøre justeringer, om det er hjemme eller på jobben. Løsningen har vært meget nyttig for å ha en mal til å drive virksomheten fremover. Jeg bruker også regelmessig det automatiske regnskapsanalyseverktøyet, minst en gang i måneden, for å se hvordan riket står til. Jeg har fått noen aha-opplevelser om hvordan kostnadsstrukturen er på forskjellige leverandørtjenester. Med løsningen får jeg et umiddelbart overblikk over regnskapstallene og kan gå ned på hver enkelt post om jeg ønsker, sier Westgaard.
Online kontaktoppfølging er nyttig for Completto da de er i en rekke kunde- og leverandørmøter hver uke. – Når jeg skal fra en kunde til en leverandør kan jeg raskt gå inn i kontaktregistreret, finne adresser og kartbeskrivelser og de siste opplysningene om kontaktene. Om vi gjør endringer på eller utenfor kontoret sørger systemet for at alle opplysninger er synkroniserte og dermed alltid oppdaterte, sier han.
For en oppstartsbedrift som oss har Mamut Ones omfattende økonomi- og CRM-funksjoner kombinert med online tjenester gjort at vi kan benytte tiden mest mulig effektivt til å utvikle og øke inntjeningen i virksomheten.” – Knut Westgaard, daglig leder i Completto AS
Prosjektstyringen forenkler hver arbeidsdag
Hele den daglige driften hos Completto er basert på prosjekt. – Vi jobber som oftest med korte og mange prosjekter, en til to i uken. Fra prosjektregisteret legger vi inn det meste av opplysninger som kundeinformasjon, nye aktiviteter, tilbud, e-poster, og så videre. At prosjektstyringen er basert på samme plattform som backoffice, det vil si regnskapsbiten, er fantastisk. Da har vi også opplysninger om bilag og transaksjoner direkte på prosjektet uten at dobbelregistreringer må utføres av prosjektleder og regnskapsansvarlig, sier Westgaard.
Øker lønnsomheten og fjerner tidstyver
Ved å ta i bruk Mamut One kunne Completto og Knut Westgaard gjøre det meste av rutinearbeidet selv og dermed spare penger. – Vi sparer penger på å utføre arbeid innenfor regnskap og analyse selv og ikke minst gir hele løsningen en rekke effektivitetsgevinster. På prosjektstyring reduserer vi tidsbruken fra start til mål på hvert prosjekt. Faktureringen legges inn som en oppfølgingsaktivitet slik at alt gjøres effektivt. Jeg fjerner en rekke tidstyver på analyse – i løpet av to minutter kan jeg få tatt en status. Med automatisk remittering har vi rask oversikt over hva som er innbetalt de siste dagene. I et tøft marked, og i en tøff tid, må alle arbeide hardere og levere varene, ved hjelp av Mamut One er det mulig, sier han.
Ekstra trygghet og bedre tilgang på kunnskap
I tillegg til å kunne få alle verktøy i en pakke har også Completto oppdaget flere fordeler ved å ha en kunnskapsleverandør som partner. – Som nevnt er det en stor fordel å ha en komplett løsning som snakker sammen, i tillegg er grensesnittet meget bra. Terskelen for å komme i gang er ikke stor. I tillegg har jeg oppdaget en rekke gode tips direkte i programmet. Her har vi dratt nytte av brukertips og praktiske råd i forhold til å drive egen virksomhet. Jeg følger også med på næringskalenderen hvor viktige datoer for innleveringer til det offentlige er merket, forteller Westgaard.
Westgaard har også benyttet Mamut VIP Support som er en del av Mamut One dersom han har stått fast på noe. – Til slutt vil jeg fremheve at med Mamut One bruker jeg ekstremt lite tid til å grave frem opplysninger, om det er kundeinformasjon eller oversikt over inntekter og nøkkeltall. VIP-supporttjenesten som inngår i Mamut One er en ekstra trygghet og har også vært meget nyttig, spesielt i starten når vi slet litt med å sette opp gode rapporter, avslutter han.
Da vi i tillegg kunne få med profesjonell firma e-post basert på Microsoft Hosted Exchange, i tillegg til en rekke andre online-tjenester, til en pris vi faktisk hadde råd til, ble jeg veldig glad.” – Knut Westgaard, daglig leder i Completto AS
