ABC Metallprodukter: Flytter til virtuelt kontor med Mamut One
– Med Mamut One har vi alle forutsetninger for å arbeide effektivt hvor som helst. Jeg sjekker lagerstatus og registrerer tilbud/ordre i bilen, fører lønn hjemmefra og svarer på e-post fra hytta. Tiden utnyttes optimalt da jeg kan arbeide like effektivt i bilen som på kontoret. Nå har vi bestemt å selge kontorbygningen og jobbe i et virtuelt kontor, sier daglig leder Harald Bendiksen i ABC Metallprodukter AS.
Harald Bendiksen jobber effektivt hjemmefra og fra bilen, hytta og utlandet.
ABC Metallprodukter holder til på Høvik nær Sandvika og selger metallprodukter til kunder i hele Norge. De har levert trapper, rekkverk, benker og andre metallkonstruksjoner til store kunder som Den Norske Opera og Skatt Sør så vel som til entreprenører og byggvareforretninger. De samarbeider også med arkitektfirmaer for løsninger til privatpersoner, gårdeiere med mer.
Arbeider fra ulike lokasjoner
I og med at vi også tegner i 3D samt designer og prosjekterer, hvor de forskjellige konsulentene sitter i forskjellige land, gjør en virtuell løsning med Mamut One at vi kan samle kompetansen. Bedriften har hovedlager i Drammen, leverandører og samarbeidende konsulenter (ingeniører og arkitekter) i Europa, en medarbeider som tidvis arbeider fra Sverige, en regnskapsfører som sitter eksternt på eget kontor samt daglig leder og økonomimedarbeider som sitter på hovedkontoret, så sant de ikke er på kundebesøk. – Siden vi arbeider fra forskjellige lokasjoner hele tiden er vi avhengige av en komplett forretningsløsning som gir oss oppdatert informasjon når vi trenger det, akkurat der hver og en er. Det løser Mamut One elegant, forklarer daglig leder Harald Bendiksen.
Kort sagt kan jeg arbeide like effektivt i bilen som på kontoret.“ – Harald Bendiksen, daglig leder og eier av ABC Metallprodukter AS.
Effektiv ordre- og kunderegistrering fra bilen
Harald Bendiksen er ofte ute på befaring og må derfor ha med kontoret på reise. – Nettopp fordi jeg har dette Mamut One-systemet gjør det at jeg kan skrive ordre fra bilen min, så vel som hjemme, så vel som jeg er på besøk hos en produsent i Tyskland. Så jeg har komplett tilgang uansett hvor jeg er i verden. Når jeg reiser ut på en befaring som vi ofte gjør, det kan være til Skien, Kristiansand eller til Tromsø, har jeg i praksis med meg kontoret. For eksempel var vi to stykker på befaring i Skien for noen uker siden og da jobbet jeg like effektivt i bilen som jeg ville gjort på kontoret. Da håndterte jeg blant annet en ordre som ble bekreftet til kunden fra min bærbare datamaskin samtidig som en PDF-fil gikk til lageret så de plukket og fikk sendt ut med det samme. En annen kunde ringte og hadde spørsmål om en spiraltrapp. Jeg kunne gå inn i Mamut og først hente opp kunden, hente opp kalkylene våre som ligger integrert i Mamut slik at de lagrer seg på kundekortet, gjøre ferdig kalkylen og sende tilbudet. Og kort tid etter fikk jeg en e-post fra kunden hvor han hadde bekreftet ordren. Alt dette gjorde jeg mens vi var på vei til befaring til den potensielle kunden i Skien. Jeg har full oversikt der og da, fremhever Bendiksen.
Bruker Outlook på mobilen
Bedriften bruker også e-post og dagsplanlegging med aktiviteter i Outlook som er integrert med Mamut One-systemet forklarer Bendiksen. – Dermed får jeg den informasjonen jeg trenger på det verktøyet som jeg har tilgjengelig. Det betyr at uavhengig om jeg benytter mobiltelefonen, iPaden, PCen hjemme eller PCen på kontoret kan jeg lese og registrere informasjon samt sjekke e-poster og dagsplaner. Når du gjør endringer ett sted blir disse oppdatert alle steder i systemet. En annen ting som er veldig viktig er at jeg hele tiden er ajour med e-poster, for hos oss er e-poster mer vanlig enn telefonsamtaler. For meg er det omtrent som om du skulle glemme telefonen din om jeg ikke har online tilgang til e-post. Det er behagelig og gir en svært god effektivitetsgevinst, sier han.
Fleksibel arbeidsform og lønnsom drift
Mamut One har effektivisert hverdagen på flere måter for ABC Metallprodukter. – Det ene er nettopp det at vi kan jobbe hvor enn vi er i verden. Vi har eksempelvis en ansatt som bor i Sverige. Han kan reise hjem på onsdager og arbeide hjemmefra. Det andre er at jeg har veldig god kontroll på hva som skjer, uten ekstraarbeid kan vi enkelt måle reell inntjening på et prosjekt. Det vil si en etterkalkyle som jeg nesten automatisk kan utføre i Mamut. Og det gir viktig informasjon om hva vi faktisk tjente og ikke hva vi trodde vi tjente. Det gjør det også enklere å finne ut hvor vi bommer og hvor vi treffer, både i forhold til ulike prosjekter og i delene av et prosjekt. Vi kjører også ut salgsstatistikkrapport med grafer hver dag for å se hva vi tjente dagen før, sier han.
For noen måneder siden fikk ABC Metallprodukter en ny regnskapsmedarbeider som tar seg av det meste av bilagsføringen. – Etter en kort innføring i Mamut var hun i gang etter et par dager. I tillegg så har vi en revisor som har fått et passord slik at han via Internett kan gå inn i vårt system. Han går inn når det måtte passe for å ta en kontroll eller årsregnskapet. Dermed kan vi andre bruke all tiden vår med salgsarbeid, forteller Bendiksen.
Øker inntektene på kundegruppene
ACB Metallprodukter AS bruker også CRM-delen av systemet aktivt for å øke inntekter og lønnsomhet på kundegrupper. – Du kan si at vi overordnet har to typer kunder, dem som bare spør oss for å sjekke pris og de som handler. I Mamut er all historikk registrert, for eksempel hvor ofte vi får ordre. Vi har tilpasset systemet slik at vi får automatisk en statistikk over dem vi har kontaktet 10 ganger uten å få en ordre. Da ringer vi dem og spør om hva vi gjør galt. Da hører vi enten aldri mer fra kunden, og får vi frigjort resurser, eller så får vi inn neste ordre. Det er vanligvis utfallet og takket være Mamut kan vi på denne måten øke lønnsomheten uten at det krever ekstra resurser, forteller Bendiksen.
Harald Bendiksen og hans medarbeidere er også aktive på markedsføring og utnytter markedssegmenteringsmulighetene i Mamut One. – Vi har opprettet to firmadatabaser hvor den ene kun er for prospekter der vi har importert flere 1 000 potensielle kunder. Så når vi sender ut reklame kan vi målrette disse mot distrikter. Vi har investert i en avansert skriver som nesten er som et lite trykkeri og lager enkle DMer selv. Det er faktisk dette som driver mye av firmaet fremover og øker omsetningen. Og ved å tilpasse kommunikasjonen i forhold til kundegrupper og geografi, takket være Mamut, målretter vi markedsføringen. I DMene mot kunder i Oslo og Drammen markedsfører vi oss med at vi har lager i Drammen, mens i andre distrikt vektlegger vi noe annet. Alle har jo et driftssystem for å sende ut ordre, men med Mamuts løsning ivaretas alt fra og med første steg i salgsprosessen, tilføyer han
Takket være Mamut har vi økt lønnsomheten uten at det krever ekstra resurser.“ – Harald Bendiksen, daglig leder og eier av ABC Metallprodukter AS.
Reduserer kostnadene med et virtuelt kontor
Harald Bendiksen har også klare tanker om hvordan Mamut One bidrar til å redusere kostnadene. – Vi er i en prosess hvor vi restrukturer bedriften slik at vi kan ta imot flere kunder og ordre uten å ansette flere. Det er Mamut One som er kjernen til at vi kan utrette dette. Jeg ser at vi sløser masse tid på å reise til og fra jobben. Ved at medarbeidere kan jobbe på farten eller hjemmefra, noe vi allerede gjør, vet jeg at tiden utnyttes optimalt. På sikt vil vi selge kontorbygget og ta steget fullt ut ved å jobbe virtuelt. Dette er kostnadsbesparende og frigjør også kapital. Vi må selvsagt møtes en gang i blant for å ivareta det sosiale aspektet. Mamut One har ingen begrensninger i forhold til å jobbe på denne måten, og gir oss til og med muligheter til å måle om den enkelte medarbeider er lønnsom for bedriften. Prosjektstyringsverktøyet i Mamut One vil jeg også fremheve i forhold til god kostnadskontroll på antall aktiviteter og timer utført mot hver kunde, sier han.
Enklere å gi bedre service med en komplett integrert løsning
Mamut One har også hjulpet ABC Metallprodukter å kunne gi bedre kundeservice på mange måter. – Den integrerte forretningsløsning gir oss for eksempel rask oversikt over hva vi har på lager slik at vi kan gi riktig informasjon til en hver tid. Systemet har også en fin oppbygning i forhold til innkjøp slik at vi kan se med en gang når vi må kjøpe inn mer til lageret, uten å bruke mye resurser. Integrasjonen mot Excel er også nyttig i forhold til den kalkylebergningen som vi kjører på hvert prosjekt. Eksempelvis når en kunde ringer og spør om pris på en 26 meter høy spiraltrapp kan vi i dag, basert på produsenters basiskalkyler som vi har lagt inn i Mamut, gi ham et kostnadsoverslag til enhver tid. Ved å taste inn noen parametere kommer prisen automatisk opp og jeg lagrer kalkylen på kundekortet slik at når han tar kontakt igjen har jeg full oversikt. Før i tiden måtte vi sende forespørsel til en leverandør som vi fikk svar fra kanskje dagen etter og så fikk kunden kanskje svar to dager etter det igjen. I dag får han svar etter 5-10 minutter. Det kaller jeg en gevinst. Det betyr at vi har fått mer tid til å kunne gi tilbud raskere som igjen gir flere ordre, forklarer Bendiksen.
Alt fra en leverandør, i én solid og fleksibel løsning
Harald Bendiksen mener at det er opplagt en fordel å kunne samle alle IT-systemer hos en leverandør som Mamut. – Du har en leverandør å forholde deg til og en supporttjeneste som også er meget behagelig og rimelig synes vi. Det er spesielt viktig under en oppstartsperiode å ha tilgang på en trygg og solid supportavdeling. I begynnelsen hadde vi en del spørsmål og mye telefonkontakt uten at dette kostet noe mer utover den faste betalingen, sier han.
Mamut for oss er alfa og omega for bedriften. – Jeg har brukt systemer fra andre leverandører tidligere og vet at Mamut er den beste løsningen for meg. Mamut har klart å finne den riktige balansegangen mellom fleksibilitet og sikkerhet. Jeg vet om bedrifter som har hatt for fleksible systemer og så begynner de å utvikle det uten å ha full kontroll, og da kan feil fort forplante seg. Det kan for eksempel være hvordan du bygger opp automatikken i forhold til plukking av varer, overføring av tall til hovedbok og lignende. Når vi gikk over til Mamut fikk jeg med en gang følelsen av at her har vi et system som er tryggere og bedre. Med Mamut One får du et standardsystem som ivaretar oppsett og innstillinger som er kritiske for enhver bedrift, slik at det hjelper deg å unngå å gjøre store brølere ved en oppstart. I tillegg er det enkelt å tilpasse din egen virksomhets brukermønster, har enkle justeringer av tilgangskontroll og har all tenkelig funksjonalitet tilgjengelig både online og offline, avslutter han.
Mamut har klart å finne den riktige balansegangen mellom fleksibilitet og sikkerhet.“ – Harald Bendiksen, daglig leder og eier av ABC Metallprodukter AS.
